Kopf frei für das Kerngeschäft – Outsourcing von Veranstaltungen

Wann findet Ihr nächstes Dentallabor-Event statt?

Weiterbildungsangebote sind für Zahnarztpraxen nicht nur gesetzliche Verpflichtung, sondern auch wertvolle Investition in die Zukunft. Sie ermöglichen u.a. auf dem neuesten Stand der Zahnmedizin zu bleiben, die Behandlungsqualität zu steigern und/oder eine höhere Patientenzufriedenheit zu erreichen. Für Zahnärzt*innen und ihre Teams ist es von entscheidender Bedeutung, die richtigen Weiterbildungsmaßnahmen zu wählen, um sowohl fachlich als auch organisatorisch bestens auf die Herausforderungen des medizinischen Alltags vorbereitet zu sein.

An dieser Stelle lohnt es sich für ein Dentallabor einzusteigen und sich Veranstaltungen mit Zahnärzt*innen und deren Teams zur Kundenbindung und -gewinnung zu nutzen. Für die Ausgewogenheit von vertrieblichen Aktivitäten eines Dentallabors sind Veranstaltungen für Zahnarztpraxen ein absolutes Must-have.

Was Sie davon haben, wenn Sie Veranstaltungen anbieten?

Stärkung der Kundenbindung

(Fortbildungs-) Veranstaltungen bieten Gelegenheit, die Beziehungen zu Ihren Bestandskunden zu vertiefen. Zahnarztpraxen können direkt mit Ihnen, den Referenten und den Mitarbeitern Ihres Dentallabors in Kontakt treten und Informationen aus erster Hand erhalten. Dies schafft Vertrauen und fördert eine langfristige Zusammenarbeit.

Erhöhung der Sichtbarkeit und Markenbekanntheit

Durch die Ausrichtung von Veranstaltungen wird Ihr Dentallabor als kompetente und aktive Instanz in wahrgenommen. Sie stellen Ihre Expertise unter Beweis und etablieren sich als führendes Labor in der Region, was langfristig zu neuen Kunden und Partnerschaften führen kann.

Wissenstransfer und Innovation

Veranstaltungen können genutzt werden, um neue Produkte, Technologien oder Verfahren vorzustellen. Dies hilft Zahnarztpraxen, ihre Praxis auf dem neuesten Stand zu halten und von den neuesten Entwicklungen in der Dentalbranche zu profitieren. Ihr Dentallabor positioniert sich so als innovativer Partner.

Der Schlüssel zu erfolgreichen Weiterbildungsangeboten für Zahnarztpraxen

Die Zahnmedizin entwickelt sich ständig weiter. Neue Technologien, innovative Behandlungsmethoden und ständig wechselnde gesetzliche Rahmenbedingungen erfordern nicht nur von den Zahnärzten, sondern auch vom gesamten Praxisteam ein kontinuierliches Lernen und Anpassen. Weiterbildungsangebote für Zahnarztpraxen sind daher unverzichtbar, um z.B. die Qualität der Behandlung zu steigern, die Patientenbindung zu stärken und/oder die Praxis langfristig wirtschaftlich erfolgreich zu führen. Hier kommen bereits einige Aspekte zusammen, die verdeutlichen, dass das Veranstaltungsangebot durch ein Dentallabor inhaltlich breit gefächert sein sollte, damit unterschiedliche Zielgruppen des Praxisteams angesprochen werden können.

Die Planung und Umsetzung einer Fortbildungsveranstaltung erfordert allerdings eine sorgfältige Vorbereitung und fortlaufenden Organisationsaufwand, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung sowohl inhaltlich wertvoll ist als auch reibungslos abläuft. Hier verraten wir Ihnen die Top 10 To Do’s, die Sie für Ihre Labor-Veranstaltung berücksichtigen sollten.

Top 10 To Do’s für die Veranstaltungsplanung

1. Zielgruppe definieren

• Welche Personengruppe des Praxisteams möchten Sie ansprechen? (Zahnärzt*innen, Stuhlassistenzen, Verwaltungsangestellte etc.)
• Auf welchen Erfahrungsniveau befinden sich Ihre potentiellen Teilnehmer*innen? Anfänger*innen, Fortgeschrittene, Experte*innen?

2. Thema definieren

• Theorie oder Praxis? Möchten Sie lieber einen klassischen Vortrag anbieten oder einen Hands-on-Kurs für Ihre Teilnehmer*innen planen?
• Von erfolgreicher Kommunikation mit Patient*innen, über Abrechnungsthemen mit positiven wirtschaftlichen Ergebnissen für die Praxis bis hin zu den neusten Trends aus der Implantologie – die Möglichkeiten sind eben so breit gefächert, wie die Zielgruppen.

3. Referent*in finden

• Qualifikation: Wählen Sie hochqualifizierte Experten aus, die sowohl theoretisches Wissen als auch praktische Erfahrung vermitteln können.
• Erfahrungen aus der Praxis: Praxisorientierte Referent*innen, die durch eigene Erfahrungen wertvolle Einblicke geben können, sind oft besonders geschätzt.

4. Formate und Struktur der Veranstaltung

• Vorträge: Sollten klar strukturiert und auf den Punkt gebracht sein.
• Workshops/Seminare: Hands-on-Übungen, bei denen die Teilnehmer aktiv mitarbeiten können.
• Diskussionsrunden: Raum für Fragen und den Austausch von Erfahrungen unter den Teilnehmern.
• Pausen und Netzwerkmöglichkeiten: Bieten Sie genügend Zeit zum Austausch zwischen den Teilnehmer*innen.
• Verpflegung: Überlegen Sie sich, wie exquisit der kulinarische Umfang sein sollte – eins ist jedoch sicher, kleine Gaumenfreuden heben die Stimmung ;).

5. Organisation und Logistik

• Datum: Wählen Sie einen Termin, der möglichst wenig mit anderen relevanten Veranstaltungen, Feiertagen oder Ferienzeiten kollidiert. Häufig eignen sich für die Zielgruppe Mittwoch-Nachmittage oder bei aufwendigeren Fortbildungsveranstaltungen Freitage und Samstage. 
• Ort: Achten Sie darauf, dass der Veranstaltungsort gut erreichbar ist und die Räumlichkeiten dem Zweck dienen. Das eigene Labor als Veranstaltungsort ist nicht immer zu empfehlen.
• Technische Ausstattung: Achten Sie auf eine gute technische Ausstattung für Präsentationen, Live-Demonstrationen oder virtuelle Veranstaltungen (z.B. bei hybridem Format).
• Teilnehmermanagement: Planen Sie, wie Sie die Anmeldungen organisieren und die Teilnehmer*innen verwalten möchten (Online-Anmeldung, Bestätigungsmails, Zugangskarten etc.).
• Materialien und Handouts: Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer*innen Materialien wie Skripte, Präsentationen oder auch digitale Inhalte zur Verfügung haben.

6. Marketing und Kommunikation

• Zielgerichtete Bewerbung und Streuung der Einladung: Von klassischen Printeinladungen mit Postversand über die Bewerbung in Fachzeitschriften, Social Media oder die Nutzung von Email-Marketing – Ihre Eventeinladung kann auf vielen Wegen potentielle Teilnehmer erreichen
• Mehr zur (digitalen) Vermarktung von Veranstaltungen lesen Sie im aktuellen Expertentipp der ZT Zahntechnik Zeitung (LINK).

7. Budget und Finanzierung

• Kosten: Planen Sie das Budget für die Veranstaltung (z.B. Raumkosten, Referentengagen, Technik, Verpflegung).
• Teilnehmergebühren: Bestimmen Sie einen Preis, der sowohl die Kosten deckt als auch für die Zielgruppe erschwinglich ist.
• Sponsoren: Wenn der Rahmen und das Thema der Veranstaltung es hergeben, überlegen Sie, ob Sie Sponsoren aus der Dentalbranche gewinnen können, um die Veranstaltung zu unterstützen.

8. Fortbildungsnachweise und Honorierung

• Fortbildungspunkte: Beachten Sie, dass frühzeitig Fortbildungspunkte beantragt werden müssen und dass Sie diese Ihren Teilnehmer*innen entsprechend nachweisen.
• Teilnehmerzertifikate: Nicht jede Veranstaltung wird mit Fortbildungspunkten honoriert. In jedem Fall eignet sich eine Veranstaltung für das Verteilen eines Teilnehmerzertifikats, um die Teilnahme positiv zu quittieren.

9. Rechtliche Aspekte

• Vertragsvereinbarungen mit dem Veranstaltungsort: Beachten Sie, welche Fristen und Optionen Ihnen ein Veranstaltungsort (z.B. Tagungshotel) bietet und halten Sie diese ein, um ungewollte Kosten zu vermeiden
• Haftung und Versicherung: Überprüfen Sie, ob eine Haftpflichtversicherung notwendig ist, insbesondere wenn praktische Workshops oder Demonstrationen durchgeführt werden.
• Datenschutz: Achten Sie darauf, dass Sie die geltenden Datenschutzbestimmungen (z.B. DSGVO) einhalten, vor allem bei der Sammlung von Anmeldedaten.

10. Nachbereitung und Feedback

• Teilnehmerumfragen: Sammeln Sie Feedback von den Teilnehmer*innen, um zukünftige Veranstaltung zu verbessern.
• Nachfassaktionen: Halten Sie Ihre Teilnehmer*innen auch nach der Veranstaltung durch z.B. E-Mails auf dem Laufenden.

Wenn Sie diese Aspekte im Blick behalten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Fortbildungsveranstaltung für Zahnarztpraxen nicht nur inhaltlich hochwertig, sondern auch organisatorisch gut umgesetzt wird.

Fragen Sie sich an dieser Stelle vielleicht, wie Sie das auch noch alles in Ihren Arbeitsalltag integrieren sollen? Dann sind wir Ihre Ansprechpartner! Wie wir Sie bei der Planung und Umsetzung erfolgreicher Veranstaltungen unterstützen können, erfahren Sie HIER.