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Drei Jahre virtuelle Zusammenarbeit – ein Rückblick

Von Karin Janwlecke

 

Spätestens seit Corona ist das Thema virtuelle Zusammenarbeit (Homeoffice) in aller Munde. Während es zurzeit für Eltern und ganze Familien zur Kraftprobe wird, ist es für andere eine willkommene Abwechslung. Ich habe jedenfalls aus verschiedenen Bereichen gehört, dass Führungskräfte, die vor Corona noch strikte Gegner des Homeoffice waren, jetzt merken: Es geht ja doch!

Es geht ja doch!

Was viele nun erproben und die Politik anregt Gesetze einzuführen, haben wir in den letzten Jahren bereits erfolgreich umgesetzt: Das Arbeiten aus dem Homeoffice.

2017 bin ich aus privaten Gründen von Hessen an die Nordsee umgezogen. Das war der Anlass für Thorsten Huhn und mich unserem Arbeitsverhältnis auch auf Distanz eine Chance zu geben. Anfangs noch projektbezogen, haben wir schnell gemerkt, dass das auch eine Dauerlösung ist. Seither überbrücken wir 380 Kilometer erfolgreich durch eine enge virtuelle Zusammenarbeit. Dazu gehören für uns neben Emails, Instant Messaging und Telefon, vor allem aber die Video Konferenz. Doch welche Voraussetzungen braucht es für eine funktionierende Tätigkeit im Homeoffice?

Offene Kommunikation & Vertrauen als Basis erfolgreicher virtueller Zusammenarbeit

Jeder Mensch ist anders und wir wissen, dass nicht jeder das gleiche Maß an Führung benötigt. Für mich steht die regelmäßige offene Kommunikation mit meinem Chef und unser Vertrauensverhältnis an erster Stelle, wenn es um die Gründe unserer guten Zusammenarbeit geht. Während es in größeren Unternehmen und Teams sicherlich wichtig ist diese Kommunikation strukturiert anzugehen und zu terminieren, sprechen wir uns in erster Linie nach Bedarf ab. Dieser Bedarf liegt häufig bei mir, ab und an aber auch bei Thorsten. Hier wird für mich deutlich, dass in der Kommunikation von virtueller Zusammenarbeit ein hohes Maß an Hol- & Bringschuld besteht. Neben einem reinen Austausch von Informationen zu aktuellen Aufgaben und Projekten basiert unsere Zusammenarbeit auf Offenheit und Vertrauen. Offenheit darüber, welche Erwartungen beide Seite haben, aber auch eine offene Kommunikation über reine Arbeitsinhalte hinaus. Weiterhin geht es nicht ohne Thorstens Vertrauen in mich und meinen Willen zur selbstständigen Arbeit. Immer wenn Thorsten mich in Ideen, Entwicklungsprozesse und Unternehmensfragen einbezieht, verdeutlicht er sein Vertrauen in mich. Dieser wertschätzende Umgang zahlt deutlich auf unser Beziehungskonto und auf mein Motivationskonto ein.

Mit Klischees aufräumen – Arbeitseinstellung & -umgebung

„Wie cool! Du arbeitest im Homeoffice? Dann kannst du ja immer in Jogginghose arbeiten!“ Könnte ich… mache ich aber nicht! „Wer eine Jogginghose trägt, hat die Kontrolle über sein Leben verloren.“ Diesem Zitat von Karl Lagerfeld kann ich mich (abgesehen von Situationen wie z. B. Sport) nur anschließen. Denn meine Kleidung hat eine unmittelbare Auswirkung auf meine Einstellung zur Arbeit. Daher sitze ich also in ganz ‚normaler‘ und Büro-tauglicher Kleidung an meinem Schreibtisch, so, als würde ich eben ins Büro gehen. Neben meiner Kleidung ist auch meine Umgebung wichtig. Wer die Möglichkeit hat, sollte seinen Arbeitsplatz vom Privatleben trennen können. Wenn ich morgens die Bürotür schließe, lasse ich all die kleinen Ablenkungen, die Haushalt und Co. mit sich bringen, hinter mir. Und wenn ich abends mein Büro wieder verlasse, funktioniert es anders herum. Dann habe ich Feierabend. Außerdem halte ich meine Arbeits- & Pausenzeiten möglichst strikt ein. Das gibt mir die Struktur, die ich für einen erfolgreichen Arbeitstag benötige. 

 

Meine Tipps

  • Achten Sie auf eine gesunde Einstellung zur Arbeit im Homeoffice
  • Halten Sie Ihre Arbeitszeiten ein
  • Halten Sie Ihre Pausen ein
    • Pausen möglichst nicht am Arbeitsplatz machen und neben Ortswechsel auch Aktivitätenwechsel in Betracht ziehen (Beispiel: Wer seine Tätigkeit hauptsächlich vorm PC im Sitzen ausübt, sollte in der Pause nicht auf dem Bildschirm im Sitzen eine Serie schauen, sondern z.B. einen kleinen Spaziergang an der frischen Luft machen)
  • Schaffen Sie sich eine professionelle Arbeitsumgebung
    • Berufliches von Privatem dadurch trennen, dass der Arbeitsplatz räumlich möglichst abseits des privaten Alltags ist
    • Büro sollte professionell ausgestattet sein (professionelle technische Voraussetzungen (Hard- & Software) sollten ebenso gegeben sein, wie ein Schreibtisch und ein guter Schreibtischstuhl etc.)
  • „Hol- & Bringschuld“: Warten Sie nicht nur darauf, dass Sie mit Informationen & Aufgaben versorgt werden. Ergreifen Sie die Initiative und holen Sie sich die Informationen, die Sie brauchen
  • Kommunizieren Sie offen und regelmäßig mit Ihren Kollegen und Vorgesetzten
  • Stellen Sie sicher, dass Sie für Kollegen, Vorgesetzte und Kunden während Ihrer Arbeitszeiten erreichbar sind
  • Haben Sie Vertrauen in den Leistungswillen und die Selbstmanagementfähigkeiten Ihrer Mitarbeiter und zeigen Sie das auch
  • Schaffen Sie klare, organisatorische Rahmenbedingungen
    • Aufgaben, Projekte, Ziele, Verantwortungsbereiche klar definieren und ein eindeutiges Zeitfenster dafür festlegen.
  • Kommunizieren Sie klar und regelmäßig
    • Meetings für Updates & Feedback vereinbaren (nach Möglichkeit visuell unterstützt (Video Call) und bei größeren Teams gut moderiert) ➔ so oft wie möglich das persönliche Gespräch nutzen
    • Bei größeren Teams sicherstellen, dass die Teammitglieder wissen, wie sie wen, wann erreichen und wer, wen vertreten kann oder wer, wen über was informieren muss (Informationskette)
    • Bei größeren Teams auch für den Austausch der Mitarbeiter untereinander sorgen und auch den informellen Kontakt im Team fördern (abgesehen von Corona am einfachsten durch Social Events)
  • Definieren Sie Verhaltensregeln
  • Stellen Sie sicher, dass Sie für Ihre Mitarbeiter erreichbar sind
  • Sprechen Sie Konflikte frühzeitig an und lösen Sie diese zügig und gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern

Fazit

Zusammengefasst, bin ich davon überzeugt, dass offene Kommunikation, gegenseitiges Vertrauen, festgelegte Rahmenbedingungen und Motivation eine große Rolle im Homeoffice spielen. Dass ich regelmäßig Input und Feedback bekomme, selbst als Sparringspartner betrachtet werde und mir Offenheit und Vertrauen entgegen gebracht werden, macht unsere virtuelle Zusammenarbeit möglich. Danke, Thorsten! 

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2 Kommentare zu “Drei Jahre virtuelle Zusammenarbeit – ein Rückblick

  1. Das habt Ihr beide so toll geschrieben und mit klaren Bullet-Points untermauert, dass man es direkt als smarten Leitfaden an alle, die von dieser Situation betroffen sind, herausgeben kann. Total praxisorientiert für die, die vertrauen können – das ist eine wahre Kunst! So gelingt Resonanz: da gehen Informationen in das richtige Feld und werden von denen abgeholt, die dafür empfänglich sind. Es entsteht etwas Konstruktives, das beiden Partnern nützt . Erfolg aufgrund von Wertschätzung und Können!

    1. Danke, Ina. Freut mich, dass Dir mein Beitrag gefällt. Ich hoffe, dass unsere Erfahrungen anderen den Anreiz geben, es einfach mal mit der virtuellen Zusammenarbeit zu versuchen.

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